Marktführer im Global Asset Management - Fallstudie

Eine US-Asset Management-Gesellschaft mit Vermögenswerten von über 240 Mrd. USD und 2.200 Mitarbeitern hat eine SharePoint-basierte Records-Management-Initiative erfolgreich eingeführt und nutzte harmon.ie als ultimative Lösung, um die Akzeptanz zu fördern.

Die Herausforderung

Ein US-Vermögensverwaltungsunternehmen mit Vermögenswerten von über 240 Mrd. USD war auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit für die Verwaltung seiner Datensätze. Obwohl das Unternehmen SharePoint bereits vor über fünf Jahren eingeführt hatte, nutzten viele der 2.200 Mitarbeiter immer noch gemeinsam genutzte Laufwerke, um Arbeitsdokumente zu speichern. Es gab also keine Kontrolle über die abgespeicherte Version, eine Kategorisierung von Dokumenten war nicht vorhanden oder inkonsistent, eine rechtliche Offenlegung konnte nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden und die Gewährleistung der Konformität und ordnungsgemäßer Audit-Trails gestaltete sich als schwierig.

Vergangenes Jahr startete das Unternehmen unter der Leitung des Chief Technology Officers die Einführung einer umfangreichen Records-Management-Initiative. Ziel war die Minimierung von Risiken, indem sichergestellt werden sollte, dass das

Unternehmen in jedem Fall Zugriff auf die entsprechenden Dokumente hat, um bei Rechtsstreitigkeiten reagieren und detailliertere Durchführungen interner Audits und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Normen gewährleisten zu können. Das Unternehmen beabsichtigte zudem die Einführung von Aufbewahrungsrichtlinien, damit nicht mehr benötigte Dokumente gelöscht werden können, was wiederum Speicherplatz und die damit verbundenen Kosten spart. „Wir haben Unmengen an Inhalten, die Terabytes an Speicherplatz beanspruchen“, so der projektverantwortliche IT-Manager. „Letztendlich hoffen wir, dass viele der Inhalte einfach gelöscht werden können.“

Akzeptanz von SharePoint

SharePoint bildet die Grundlage der Records-Management-Initiative. „Die Mitarbeiter davon zu überzeugen, SharePoint zum Speichern und Kategorisieren von Dokumenten zu verwenden, ist entscheidend für den Erfolg der gesamten Initiative“, so der für das SharePoint-Kompetenzzentrum des Unternehmens verantwortliche IT-Manager. Jede Abteilung und sogar jeder einzelne Aufgabenbereich innerhalb einer Abteilung hat seine eigene Dokument-Website in SharePoint, die auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. Jede Gruppe legt deren Inhalt fest, bestimmt die Kategorisierung und entscheidet, welche Aufbewahrungsrichtlinien gelten.

Die Einführung

In der Rechtsabteilung wurde ein Pilotprojekt durchgeführt. Die Anwälte speicherten Hunderte von Gigabytes an unstrukturiertem Material auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk. Die Nutzung von SharePoint wurde allerdings kategorisch abgelehnt. Die Rechtsabteilung nutzte einen Dateiordner auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk, wusste aber nicht, wie man einen Browser verwendet, um auf Dokumente zuzugreifen.

„Dann ging einer unserer Ingenieure auf die SharePoint-Konferenz und entdeckte harmon.ie. Er schrieb mir noch von der Konferenz aus eine SMS mit folgendem Inhalt: „Das ist genau das, was wir für unser Dokumentenmanagement-System brauchen, um erfolgreich sein",

so der Manager. „Wir wussten, die Anwälte würden SharePoint ablehnen.“ Da Anwälte meistens mit Microsoft Outlook arbeiten, war harmon.ie die perfekte Lösung.

„Als wir sahen, dass harmon.ie Outlook emuliert, wussten wir, dass wir die ultimative Lösung gefunden hatten, um die Akzeptanz voranzubringen“,

führt er weiter aus. „Uns wurde klar, dass wir einen Weg gefunden hatten, der es ermöglicht, in einer gewohnten Umgebung weiterzuarbeiten, denn die Lösung ist direkt in Outlook integriert. Als wir ihnen die Funktionen von harmon.ie demonstrierten, waren sie begeistert.“

Anschließend wurden Projekte in den Compliance- und Internal Audit-Abteilungen gestartet, deren Mitarbeiter Dokumente kategorisieren und verfolgen können, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten wurden.

Ergebnisse

Durch die harmon.ie-Oberfläche werden Benutzer automatisch zur Vergabe von Metadaten aufgefordert, um ein Dokument auf eine SharePoint-Website zu bewegen, was die korrekte Kategorisierung und Auffindbarkeit gewährleistet.

„Mit harmon.ie werden für uns Prozesse möglich, die wir vorher noch nie hatten; das gilt ebenso für das Verfolgen von Inhalten“,

so der IT-Manager. Die Audit-Abteilung konnte die verschiedenen Audits, die nach einem festgelegten Zeitplan durchzuführen sind, besser nachverfolgen und ordnungsgemäße Audit Trails gewährleisten. Mit Metadaten, die Daten enthalten, bestand die Gefahr, dass Datensätze automatisch gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien der verschiedenen Abteilungen gelöscht werden.

Eine Gruppe von neun Mitarbeitern entwickelt derzeit das Projekt im gesamten Unternehmen, gemeinsam mit vier weiteren Beratern aus dem Records Management. Das Unternehmen plant die Einführung von harmon.ie für alle 2.200 Mitarbeiter.

Demnächst: Mobil – der ultimative Anwendungsfall

Es werden ständig weitere Abteilungen hinzugefügt, ein bis zwei alle paar Wochen. Neue Benutzer werden in Gruppen von 10 bis 15 Personen geschult. Diese Schulung besteht aus praktischen Übungen, Live-Schulungen mit Live-Zugriff auf die eigenen Computer vom Schulungsraum aus. Benutzer erfahren, wie sie Inhalte erstellen,

finden und teilen. Sie erfahren auch, wann und wie sie Metadaten verwenden und warum das wichtig ist. „Wir beobachteten, wie Benutzer Objekte mithilfe von Windows Explorer in SharePoint zogen, aber alles unbestätigt und unmarkiert und sich dann beschwerten, dass SharePoint nicht funktioniert“, erklärt der Manager. Die harmon.ie-Oberfläche gewährleistet, dass die erforderlichen Metadaten eingegeben werden, wenn Dokumente in SharePoint archiviert werden.

Auch für die Verkaufsabteilung ist ein einfacher SharePoint-Zugang von entscheidender Bedeutung, da hier ein mobiler Zugriff auf SharePoint-Dokumente notwendig ist. Die 300 Vertriebsleute des Unternehmens, die überwiegend im Außendienst tätig sind, nutzen Tablets und Smartphones. Um sicherzustellen, dass sie bei einem Kundenbesuch die richtigen Dokumente zur Hand haben, schicken sie die Dokumente normalerweise per E-Mail an sich selbst, anstatt auf SharePoint über die VPN des Unternehmens zuzugreifen. Es war sogar üblich, die Dokumente in der Public Cloud mit einem Dienst wie Dropbox zu speichern, bis die IT diese Vorgehensweise unterband.

„Was wir brauchen, ist eine sichere Möglichkeit für Vertriebsmitarbeiter, von ihren mobilen Geräten aus auf Dokumente zugreifen zu können. Sie brauchen freien Zugang auf ihre Inhalte – auf das, was sie brauchen, wenn sie es brauchen“, erklärt der Manager. „Das ist unser ultimativer Anwendungsfall.“

Das Unternehmen sucht vor allem nach einem Produkt, das reibungslos mit MobileIron, dem Mobile Device Management (MDM)-Tool funktioniert. harmon.ie Mobile, das mit MobileIron sowie allen führenden MDM-Angeboten verwendet werden kann, ist die perfekte Lösung für den sicheren Zugriff auf SharePoint. Mit harmon.ie Mobile haben Vertriebsmitarbeiter direkten Zugriff auf Dokumente, die auf der SharePoint-Website gespeichert sind – im Grunde genommen ähnlich wie mit dem Public Cloud-Service. Sie können auch über einen Link in einer E-Mail auf die Dokumente zugreifen.