Leonhard Weiss

Leonhard Weiss baut Brücken zu SharePoint mit harmon.ie

Unternehmen

Leonhard Weiss ist eines der größten familiengeführten Bauunternehmen in Deutschland. Im Jahr 1900 als Unternehmen für Eisenbahn-Streckenbau gegründet, ist Leonhard Weiss heute in allen Bereichen der Baubranche, wie Straßen- und Netzbau, Ingenieurhoch- und -tiefbau, Schlüsselfertigbau und Gleisinfrastrukturbau, tätig. Das Unternehmen mit Sitz in Göppingen/Satteldorf (Baden-Württemberg) hat über 4000 Mitarbeiter und hatte im Jahr 2014 einen Umsatz von über 1 Milliarde Euro.

„harmon.ie erleichtert den Mitarbeitern die Bearbeitung von Dokumenten, so dass die Nutzung des SharePoint-Servers beachtlich zugenommen hat.“ – IT-Abteilungsleiter Atilla Kücük

Die Herausforderung

Bei der Verwaltung großer Bauprojekte setzt Leonhard Weiss auf E-Mail, um zahlreiche Dokumente an Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden zu schicken. Der reibungslose Ablauf auf Baustellen in ganz Europa hängt vom ständigen Austausch dieser Dokumente ab.

IT-Abteilungsleiter Atilla Kücük beschreibt das so: „Unsere Mitarbeiter arbeiten bei der Abwicklung von Bewerbungs- und Genehmigungsverfahren für Baustellen ständig mit ungefähr 900 Vorlagen, von der Einrichtung bis zu Verfahrensanweisungen. Dadurch entsteht jeden Tag ein überaus umfangreicher E-Mail-Verkehr.“ Die Kommunikation via E-Mail war zweifellos praktisch für die Mitarbeiter, aber die Mehrzahl dieser E-Mail-„Dokumente“ landete in lokalen Postfächern oder PST-Dateien. Für die zentrale Ablage auf Dateiservern gab es keine klaren Standards, und sie wurde auch nicht durchgehend praktiziert. Das wachsende Chaos bei den Dokumenten sorgte beim Management für Kopfschmerzen.

In dem Bestreben, die Ablage und Speicherung dieser Dokumente zu automatisieren und zu standardisieren, führte das Unternehmen vor einigen Jahren Microsoft SharePoint unter dem Projektnamen ePOS ein. Es wurde ein Portal als zentraler Zugriffspunkt für alle Geschäftsprozesse, einschließlich SAP-Prozesse, eingerichtet. Das wichtigste Ziel war eine Umstellung vom individuellen Umgang mit Daten auf unstrukturierten Dateiservern hin zu einer Bearbeitung im Team, basierend auf einem organisierten Dokumentenmanagement-System. „Unser Unternehmen besteht aus mehreren, relativ unabhängigen Geschäftsbereichen – wie Straßen- und Netzbau, Ingenieurhoch- und -tiefbau, Schlüsselfertigbau und Gleisinfrastrukturbau – alle mit eigenen Ablagesystemen für Dokumente.“, erläutert Kücük. „Diese mussten alle in einer zentralen Struktur zusammengeführt werden…SharePoint.“ Mit Metadaten sollten Dokumente unabhängig von der Ablagestruktur beschrieben und kategorisiert werden. Ein anderes, mit der Einführung von SharePoint verbundenes Ziel war mehr Eigenständigkeit der Mitarbeiter beim Erteilen von Zugriffsberechtigungen. Der Zugriff auf Dokumente konnte so erstmals überwacht werden – die Benutzer verwalteten die Berechtigungen selbst und konnten sie nach Bedarf vergeben.

Aber die Benutzeroberfläche von SharePoint erschwerte den Transfer von E-Mails und Dateien auf den Server und sorgte für einen Engpass beim Verarbeiten der Dokumente. Ein Hauptproblem beim Übergang zu einem organisierten Dokumentenmanagement besteht darin, dass den Benutzern zusätzliche Arbeitsschritte abverlangt werden, z.B. beim Speichern und Hochladen von Dateien. Früher konnten die Benutzer beim Umgang mit Firmendokumenten den vertrauten Outlook-Client nutzen, aber nun war ein weiterer Bearbeitungsschritt über das SharePoint-Portal erforderlich. Selbst das Hochladen von Dokumenten wurde komplizierter, denn das neue System erforderte mindestens fünf Schlüsselwörter für die Klassifizierung eines Dokuments. Darüber hinaus sorgte besonders ein SharePoint-Feature für Verärgerung: Im Dialogfeld zum Hochladen konnte jeweils nur eine Datei ausgewählt werden, was beim Hochladen mehrerer Dateien dazu führte, dass der gesamte Vorgang für jedes Dokument wiederholt werden musste.

Das Ergebnis: wenige Mitarbeiter akzeptierten und nutzten das neue System. Die Implementierung erwies sich als so schwierig, dass das Projekt zum Scheitern verurteilt schien.

Die Lösung

Kücük brauchte eine Lösung, um das Projekt voranzutreiben und die Motivation der Mitarbeiter für SharePoint zu erhöhen. Das IT-Team fand diese Lösung mit harmon.ie, einem Produkt, mit dem Arbeitsschritte in SharePoint über Outlook automatisiert werden können. harmon.ie macht die meisten der manuellen Schritte beim Dokument-Transfer zwischen Outlook, SharePoint und dem Desktop überflüssig. So geht beispielsweise ein Entscheider, der einen Bauantrag per E-Mail erhält, mit harmon.ie in folgenden Schritten vor:

  • Der Benutzer zieht die E-Mail oder den Dateianhang aus der harmon.ie-Seitenleiste, in der alle relevanten SharePoint-Ordner als mögliche Ziele angezeigt werden.
  • Wenn der Benutzer die E-Mail oder den Dateianhang in einem Ordner ablegt, versucht harmon.ie automatisch, passende Metadaten zuzuordnen.
  • Folglich wandert die Datei in die passende SharePoint-Bibliothek. Dieser Vorgang funktioniert auch mit mehreren gleichzeitig ausgewählten Dokumenten.

Mit harmon.ie ähnelt jegliche Dateiablage dem früheren Ablagevorgang bei Netzlaufwerken, aber nun ist auch intelligentes Dokumentenmanagement möglich. Benutzer können mit wenigen Klicks große Datenmengen auf SharePoint hochladen. Außerdem ermöglicht harmon.ie eine teilautomatisierte Indizierung während des Datei-Uploads, wichtig für ein einheitliches Metadaten-Management.

Die Vereinfachung und Automatisierung der Dokumentablage durch harmon.ie sorgte für mehr Akzeptanz bei den Benutzern. Heute ist eine wachsende Zahl von Mitarbeitern überzeugt vom Nutzen eines systematischen Dokumentenmanagements und arbeitet aktiv mit dem System. Auch hat sich die Verfügbarkeit und Wiederauffindbarkeit von Informationen aus unterschiedlichen Ablageorten stark verbessert.

„harmon.ie erleichtert den Mitarbeitern alle Schritte beim Arbeiten mit Dokumenten, so dass der SharePoint-Server deutlich stärker genutzt wird.“, sagt Kücük.

Dank hamon.ie ist Leonhard Weiss in der Lage, dokument-orientierte Prozesse hochgradig zu automatisieren und SharePoint als Teamplattform aufzuwerten. So wurden nicht nur Hindernisse für die Mitarbeiter aus dem Weg geräumt, sondern auch ein einheitliches zentrales Dokumenten- und Projektmanagement eingeführt.

Pläne für die Zukunft

Leonhard Weiss plant, weitere Prozesse zu automatisieren. SharePoint soll als zentrales Informations- und Anwendungsportal weiterentwickelt werden, mit umfassender SAP-Integration. Drahtlose Kommunikation wird ebenfalls eine immer wichtigere Rolle spielen. In Zusammenarbeit mit harmon.ie entwickelt Leonhard Weiss eine Lösung, um die ständig wachsende Menge an Smartphone-Fotos von täglichen Baustellenprojekten in das zentrale Dokumentenmanagement-System zu integrieren.